Einde kwartaal. De portefeuille is afgestemd, de posities zien er kloppend uit, maar de boekhouder is nog steeds elke transactie aan het controleren met het grootboek; op zoek naar die ene boeking die niet is doorgekomen of op de verkeerde rekening is beland. Dat is vandaag de realiteit voor de meeste investeringsvehikels en holdings. Portfoliobeheer leeft in één tool of in een Excel, terwijl de boekhouding in een andere draait. Elke aankoop, verkoop of dividend wordt twee keer ingevoerd, met de hand, vaak door verschillende mensen. De reconciliatie op het einde is geen veiligheidsnet meer; het is een symptoom.
Voor een holding die meer dan €40 miljoen aan activa beheert, bouwden we een oplossing die die kloof dicht. De Investment Management-module koppelt het beheer van activa rechtstreeks aan de boekhoudmotor van Odoo. Aankoopwaarden op de balans. Hoeveelheden, eenheidsprijzen en wisselkoersen in de ingebouwde portefeuille. Geen aparte administratie meer naast Odoo, geen exports die later weer ingelezen moeten worden.
Waarderingsmethode FIFO of AVCO? Posities in EUR of USD? Koerswinst op het aandeel apart houden van de wisselkoerswinst? U bepaalt de regels één keer, en de module past ze consistent toe op elke transactie.
Hoe het werkt
Alles begint met het importeren van uw bankafschriften en het afstemmen van banktransacties op de juiste (investerings)rekeningen. Net als bij elke gewone bankafstemming, zonder onnodige complexiteit.
Bij een aankoop- of verkooptransactie vraagt Odoo u de transactiedetails in te geven: hoeveelheid, eenheidsprijs en valuta. Op basis daarvan wordt uw portefeuille bijgewerkt. Bij een verkoop genereert u de gerealiseerde meer- of minderwaarde met één druk op de knop. Ingebouwde controles voorkomen dat boekhouding en portefeuille uit de pas lopen, of dat transactiedetails vergeten worden. Op elk moment zijn uw boekhouding en portefeuille perfect in sync.
Wat het oplevert
Eén versie van de waarheid
Boekhouding en portefeuille leven op dezelfde data, in hetzelfde systeem.
De kwartaalreconciliatie verandert van een speurtocht in een formaliteit.
Consistente regels, automatisch toegepast
Waarderingsmethode, valuta-behandeling, scheiding tussen koerswinst en wisselkoerswinst; éénmaal ingesteld, op elke transactie correct toegepast. Geen interpretatieverschillen tussen wie boekt en wie analyseert.
Ingebouwde controles, geen vergeten boekingen
De module signaleert mismatches tussen boekhouding en portefeuillewaarde en houdt tegen dat transacties zonder complete details doorgeboekt worden.
De fout wordt gevangen wanneer hij gemaakt wordt, niet drie maanden later.
Voor holdings en investeringsvehikels betekent dit een aanzienlijk eenvoudiger beheer van een complexe materie. De portefeuille en de boekhouding vertellen automatisch hetzelfde verhaal, en de tijd die vroeger in manueel inboeken en afstemmen ging, kan naar de eigenlijke analyse en besluitvorming.