Werkt uw bedrijf op locaties waar de sociale zekerheid wil zien wie er aanwezig is? Dan kent u Checkinatwork al: voordat elke werknemer op zo'n locatie begint, moet u hun aanwezigheid aan de RSZ/ONSS melden. De meeste bedrijven die dit nog buiten hun boekhoud- en HR-systeem doen, eindigen met het twee keer invoeren van dezelfde informatie: eenmaal voor planning, eenmaal voor sociale zekerheid.
Onze CIAW-connector voor Odoo maakt dat tot één stap. U selecteert de werknemers, kiest het project en de datum, en Odoo meldt die aanwezigheid direct aan de RSZ. Geen apart portaal, geen exportbestand, geen handmatig gegevens kopiëren.
Hoe het in de praktijk werkt
Een HR-gebruiker opent de CIAW → Aanwezigheid Registreren menu, kiest een locatie (elk project met een AVW/werkverklaring referentie verschijnt in de lijst) en een datum, en vinkt de werknemers aan die die dag aanwezig moeten zijn. Odoo toont onmiddellijk de naam, het rijksregisternummer en de afdeling voor elke persoon, zodat een ontbrekend rijksregisternummer wordt opgemerkt voordat er iets wordt verzonden.
Eenmaal bevestigd, gaat de aanvraag in één keer naar de RSZ. Zelfs voor honderden mensen tegelijk, wordt het in batches verzonden zodat u niet elke werknemer afzonderlijk hoeft door te klikken. U ziet onmiddellijk, persoon voor persoon, of het rapport is geaccepteerd, en als het is afgewezen, wordt de reden in gewone taal weergegeven in plaats van een foutcode.
Wat er automatisch daarna gebeurt
Het verzenden van een rapport is niet het einde van het verhaal. Op de achtergrond houdt de connector elke registratie bij:
- Als een rapport niet meteen doorgaat (bijvoorbeeld door een tijdelijke netwerkstoring), probeert het systeem het automatisch opnieuw, tot een geconfigureerd maximum.
- Eenmaal geaccepteerd, blijft het controleren bij de RSZ totdat het rapport volledig gevalideerd is.
- Als iemand uiteindelijk toch niet komt opdagen (ziekte, verlof, een wijziging in het schema), annuleer je de registratie met één klik, met de juiste reden erbij.
- Een registratie die al bestaat bij de RSZ kan niet zomaar uit Odoo worden verwijderd. Dat houdt je gegevens consistent met wat de RSZ daadwerkelijk in archief heeft.
Het resultaat is een overzicht per werknemer, per locatie, per dag, met de status ernaast: nog niet verzonden, verzonden, gevalideerd of mislukt. Dat overzicht fungeert ook als bewijs als er ooit een inspectie komt.
Veilig, en apart gehouden per bedrijf
De verbinding met de RSZ maakt gebruik van een digitaal certificaat dat elk bericht ondertekent, zoals vereist door de RSZ. Dat certificaat en het wachtwoord zijn alleen zichtbaar voor degene die het systeem beheert; een HR-gebruiker werkt met de connector zonder ze ooit te zien. Meerdere bedrijven draaien in dezelfde Odoo-omgeving? Elk bedrijf heeft zijn eigen certificaat en zijn eigen instellingen, netjes gescheiden.
Voordat je live gaat, kun je eerst de verbinding testen: die test maakt een echte oproep naar de servers van de RSZ en vertelt je precies wat, als er iets is, nog moet gebeuren, bijvoorbeeld dat je certificaat nog administratief aan je ondernemingsnummer bij de overheid moet worden gekoppeld.
Goed om van tevoren te weten
Twee dingen zijn belangrijk voor de vraag of dit past bij hoe je vandaag werkt:
De RSZ staat alleen registraties toe voor vandaag of morgen. Dat is geen beperking van onze connector; het is een regel die door de RSZ zelf is vastgesteld. Dus je kunt rapporten voor volgende week nog niet vooraf inplannen.
Vandaag rapporteert de connector uw eigen werknemers, op basis van het nationaal nummer dat in Odoo is opgeslagen. Als u ook met onderaannemers of zelfstandige werknemers op een site werkt, gebeurt hun rapportage voorlopig nog apart. De daadwerkelijke werkverklaring (het verkrijgen van het AVW-nummer zelf) gebeurt ook nog steeds buiten Odoo. De connector gebruikt dat nummer zodra u het heeft.
Benieuwd of dit bij uw sites past?
We lopen graag door wat dit eruit ziet in uw eigen Odoo-omgeving, met uw daadwerkelijke sites en de manier waarop u al werk plant. Neem contact op met Endoo voor een demo of een vrijblijvend gesprek.